Warum papierlose Freigaben mehr Sicherheit bringen – und weniger Stress

17. Juni 2025

Sicherheitsfreigaben gehören zum Alltag in jeder (verfahrenstechnischen) Anlage. Und doch sind sie oft ein Nadelöhr – voller Medienbrüche, Papierstapel und Auditlücken. Während Produktionssysteme längst digital laufen, wird die Arbeitserlaubnis häufig noch mit Klemmbrett und Durchschlag geregelt. Genau hier setzt mularis: Freigabeschein an.


Entwickelt von einem Team, das selbst jahrelang mit den Schwächen analoger Freigabeprozesse zu tun hatte, bringt das Modul nicht nur eine neue Oberfläche – sondern ein neues Prinzip: Verbindlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Compliance von Anfang an.

Harald, Leiter der Softwareentwicklung Industrieinformatik bei cts, weiß aus eigener Erfahrung, was im Ernstfall zählt: „Die Unterschrift auf dem Papier schützt niemanden, wenn das Dokument nicht mehr auffindbar ist.“ Deshalb baut das Modul mularis: Freigabeschein auf Digitalisierung, lückenlose Protokollierung und sofortige Auditfähigkeit – ohne komplizierte IT-Strukturen.


Warum das für Unternehmen in Zeiten von Fachkräftemangel, GxP-Vorgaben und dezentralen Projektteams mehr ist als nur ein digitales Extra – und welche Rolle mularis für SCC, ISO 45001 oder Sicherheitsunterweisungen spielt –, zeigt dieser Beitrag.

Harald, du leitest du das Entwicklungsteam von mularis. Welche Erfahrungen aus deiner beruflichen Laufbahn prägen euer Vorgehen und dieses Thema besonders?

In den letzten über 30 Jahren habe ich einen breiten Weg zurückgelegt: von meinen eigenen Erfahrungen bei Montagetätigkeiten, bei denen Sicherheit oft allenfalls am Rande beachtet wurde, bis hin zur heutigen Position als Entwicklungsteamleiter – mit Fokus auf digitale Lösungen, die genau solche Fehlerquellen vermeiden sollen. Gerade die Zeit am Anfang meiner Laufbahn, als Sicherheitsvorschriften noch nicht wirklich gelebt wurden oder im Alltagsstress untergingen, hat mir – rückblickend betrachtet – eindrücklich gezeigt, welches Gefahrenpotenzial in unsauberen oder nicht dokumentierten Abläufen steckt.


Im Laufe meiner Karriere bin ich nach und nach vom handwerklichen Bereich in die Softwareentwicklung und schließlich ins Produktmanagement gewechselt. Heute steuere ich als Product Owner die Entwicklung von mularis – einem digitalen Framework, das den Alltag für alle Beteiligten sicherer, nachvollziehbarer und effizienter machen soll.

Warum ist es gerade heute wichtig, sich mit digitalen Freigabe- und Genehmigungsprozessen zu beschäftigen?

Weil sich die Welt der Industrie massiv verändert. Der Fachkräftemangel sorgt dafür, dass Arbeitsbereiche breiter gedacht werden müssen. In vielen Unternehmen wächst der Druck, Prozesse effizienter, sicherer und transparenter zu gestalten.  – regulatorisch, prozessual und in puncto Dokumentation. Wenn dann Freigaben noch auf Papier laufen, ist das ein echtes Problem: Es ist langsam, fehleranfällig, intransparent und vor allem nicht auditkonform. Gerade im Zeitalter von Remote-Arbeit und vernetzten Lieferketten ist es entscheidend, dass Freigaben standort- und geräteunabhängig direkt digital erfolgen können.


Hinzu kommt: Viele Teams arbeiten heute über mehrere Standorte oder sogar Ländergrenzen hinweg. Papierbasierte Freigaben sind da schlicht nicht mehr praktikabel. Im digitalen Umfeld braucht es digitale Freigaben – jederzeit nachvollziehbar und ortsunabhängig.

Welchen Herausforderungen begegnen den Kunden von cts typischerweise bei traditionellen, papierbasierten Arbeitserlaubnisscheinen?

Die Herausforderungen sind branchenunabhängig erstaunlich konsistent. Häufig geht es um verlorene oder unvollständige Dokumente. Freigaben liegen mitunter stunden- oder tagelang auf dem falschen Schreibtisch. Nachträge sind kaum nachvollziehbar. Und im schlimmsten Fall weiß niemand, welche Arbeitserlaubnisse in einem bestimmten Bereich gerade aktiv sind – besonders schwierig, wenn mehrere Personen oder Schichten beteiligt sind. Das sind nicht nur organisatorische Probleme, sondern echte Sicherheitsrisiken.



Wo liegt das größte Fehlerpotenzial?

Papier ist kein zuverlässiger Prozess. Checklisten werden teilweise nicht vollständig ausgefüllt oder komplett übersprungen. Die Einschätzung der benötigten Schutzausrüstung – eigentlich ein sicherheitsrelevanter Vorgang – hängt oft vom Stresslevel oder von der Erfahrung der Mitarbeitenden ab. Eine einheitliche, objektive Bewertung fehlt.


Hinzu kommt: Dokumente können verloren gehen. Und selbst wenn sie auffindbar sind, fehlt oft der Nachweis, wann, von wem und in welcher Version sie bearbeitet wurden.



Gibt es Situationen, in denen diese Probleme besonders kritisch werden?

Ja – immer dann, wenn es schnell gehen muss oder mehrere Gewerke gleichzeitig im Einsatz sind. In solchen Fällen ist es extrem wichtig zu wissen: Wer arbeitet wo, mit welcher Genehmigung und unter welchen Bedingungen? Wenn diese Information nicht sofort und zweifelsfrei verfügbar ist, kann das im Ernstfall lebensgefährlich sein – oder zu massiven Verzögerungen führen.



Warum reichen bestehende papierbasierte Systeme heute nicht mehr aus?

Weil sie den heutigen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Früher hat es vereinfach gesprochen gereicht, wenn ein Dokument ausgefüllt wurde und abgeheftet war. Heute verlangen Kunden, Behörden und Zertifizierer eine vollständige Rückverfolgbarkeit – und das zu Recht. Papier kann das nicht leisten.



Was sollte man aus deiner Sicht grundlegend anders denken?

Dass eine digitale Lösung nicht nur eine „digitale Version des Papiers“ ist – sondern ein ganz neuer Prozessansatz. Es geht darum, Verantwortung strukturiert abzubilden, Nachvollziehbarkeit zu sichern und Sicherheitslücken aktiv zu vermeiden.

Im zweiten Teil des Interviews sprechen wir darüber, wie genau mularis: Freigabeschein diese Ziele umsetzt – und warum selbst Audits damit deutlich stressfreier verlaufen.