Digitale Freigabescheine funktionieren nur, wenn sie im Alltag bestehen

Papierlose Freigabescheine sind nur dann ein Fortschritt, wenn sie in der Praxis funktionieren: intuitiv, auditfähig und ohne neue Hürden.

Im ersten Teil des Interviews hat Harald erklärt, warum papierbasierte Freigabescheine in modernen Industrieumgebungen zu einem Sicherheitsrisiko werden können. In diesem zweiten Teil geht es darum, wie genau mularis: Freigabeschein diese Lücken schließt – und welche Vorteile sich im Alltag, bei der Auditvorbereitung und in puncto Effizienz wirklich zeigen.

Im zweiten Teil unseres Interviews mit Harald, Leiter der Entwicklung von mularis, zeigen wir, wie genau das umgesetzt wird.

Es geht um Pflichtschritte, Audit-Trails, Vorlagenlogik und die einfache Integration in bestehende Prozesse – und darum, wie Unternehmen mit mularis nicht nur Dokumentation digitalisieren, sondern die gesamte Sicherheitskultur stärken.

Harald, wie genau verbessert mularis: Freigabeschein die Prozesssicherheit in der täglichen Anwendung?

Unsere Lösung erzwingt bestimmte Pflichtschritte, die den gesamten Ablauf strukturiert und prüfbar machen. Freigaben können erst dann erfolgen, wenn alle erforderlichen Felder ausgefüllt und die zugehörige Checkliste vollständig abgearbeitet ist. Dadurch wird sichergestellt, dass sicherheitsrelevante Punkte nicht versehentlich übersprungen werden.

Darüber hinaus protokolliert mularis: Freigabeschein jeden einzelnen Schritt im Hintergrund: Bearbeiter, Zeitstempel, Änderungen – alles wird automatisch dokumentiert. Dieses systematische Vorgehen stärkt nicht nur die Compliance, sondern schafft auch Verbindlichkeit im Alltag. Es verhindert gezielt Abkürzungen, wie sie im hektischen Betrieb oder unter Zeitdruck schnell entstehen können – und sorgt dafür, dass jede Freigabe nachvollziehbar und lückenlos dokumentiert ist.

Welche konkreten Arbeitsschritte entfallen durch den Einsatz eurer digitalen Lösung?

Das Ausdrucken von Dokumenten kann – je nach Kundenwunsch und Implementierung – vollständig entfallen. Stattdessen greifen Mitarbeitende direkt digital auf die Freigaben zu. Diese können beispielsweise an Terminals aufgerufen und bearbeitet werden, was den klassischen Gang in die Messwarte überflüssig macht. Gerade in Anlagen mit mehreren Produktionsbereichen oder bei weitläufigen Werken reduziert das unnötige Laufwege und beschleunigt den Informationsfluss deutlich.

Auch das manuelle Verteilen von Papierdokumenten, das früher über Schichtführer, zentrale Ablagen oder persönliche Übergaben erfolgte, ist nicht mehr notwendig. mularis: Freigabeschein sorgt dafür, dass alle Beteiligten gleichzeitig auf den aktuellen Status einer Freigabe zugreifen können – ganz ohne Medienbruch. Die Ablage erfolgt automatisch und revisionssicher im System, sodass auch die Archivierung und spätere Rückverfolgbarkeit vollständig digital und suchfähig ist.

Ebenso entfällt die oft zeitaufwendige Suche nach bestimmten Freigaben in Aktenordnern oder Hängeregistern. Stattdessen stehen alle Informationen sofort zur Verfügung. Auch Abstimmungen per Telefon oder Rückfragen zum Bearbeitungsstand lassen sich weitgehend vermeiden, da jederzeit klar ist, welche Freigabe sich in welchem Bearbeitungsschritt befindet – ein entscheidender Vorteil für reibungslose Abläufe in dynamischen Produktionsumgebungen.

Welche typischen Effizienzsteigerungen sind nach Einführung der digitalen Freigabescheine messbar?

Nach anfänglichem Mehraufwand durch die vollständige Integration des Freigabeprozesses – insbesondere in Betrieben mit komplexen organisatorischen Strukturen oder individuellen Genehmigungspfaden – fällt zunächst etwas zusätzliche Arbeit an. Dieser Aufwand lohnt sich allerdings schnell: Durch die Möglichkeit, Vorlagen zu definieren und mehrfach zu verwenden, reduziert sich der Ausfüllaufwand im Tagesgeschäft spürbar. Mitarbeitende greifen nicht mehr auf freie Textfelder zurück, sondern auf klar strukturierte Masken. Die Bewertung der erforderlichen Persönlichen Schutzausrüstung (PSA) erfolgt anhand von vorgegebenen Auswahlfeldern und vordefinierten Risikokategorien. Dadurch liegt die Risikobeurteilung nicht mehr ausschließlich beim einzelnen Ausfüllenden, sondern folgt einem einheitlichen Schema – das reduziert Interpretationsspielraum und steigert die Sicherheit.

Auch die Anpassung bestehender Formulare wird deutlich einfacher: Änderungen – etwa aufgrund neuer gesetzlicher Vorgaben, betrieblicher Prozesse oder interner Audits – lassen sich zentral vornehmen und sofort in den operativen Prozess überführen. Gedruckte Durchschlagsformulare müssen nicht ersetzt, eingezogen oder neu verteilt werden. Selbst in Betrieben, in denen nach wie vor mit Papier gearbeitet wird, sinken die Druckkosten massiv – denn einfache A4-Ausdrucke ersetzen teure vorgedruckte A3-Sets mit mehrfachem Durchschlag.

Ein weiterer zentraler Vorteil zeigt sich in der Kommunikation: Rückfragen zum Bearbeitungsstand, wie sie früher gang und gäbe waren, nehmen deutlich ab. Jeder Beteiligte sieht in Echtzeit, welcher Freigabeschritt bereits erledigt ist – und von wem. Das verhindert doppelte Arbeit, Missverständnisse und erhöht die Transparenz.

Zudem können neue Formulare oder Freigabekategorien mit wenigen Klicks erstellt und eingeführt werden – eine enorme Erleichterung für Unternehmen, die mit saisonalen Prozessen, Sonderfreigaben oder wechselnden Regularien arbeiten. Besonders spürbar wird der Vorteil bei Audits: Alle erforderlichen Unterlagen sind zentral verfügbar, durchsuchbar, versioniert und vollständig nachvollziehbar. Das senkt den Aufwand für die Vorbereitung deutlich – und erhöht die Sicherheit, im Ernstfall genau das vorlegen zu können, was verlangt wird.

Inwiefern unterstützt mularis: Freigabeschein Unternehmen bei der Einhaltung regulatorischer Anforderungen wie SCC, ISO 45001 oder weiterer branchenspezifischer Normen?

Mit mularis: Freigabeschein bilden wir alle notwendigen Freigabeschritte, Prüfpflichten und Dokumentationsanforderungen vollständig digital ab – und das so, wie es etwa von SCC, ISO 45001 oder weiteren branchenspezifischen Normen gefordert wird. Das bedeutet konkret: Jeder Prozessschritt ist im System abgebildet, jede Prüfpflicht klar nachvollziehbar dokumentiert.

Die Lösung ist so konzipiert, dass keine Freigabe erfolgen kann, bevor nicht alle regulatorisch definierten Kriterien erfüllt sind – und das gilt unabhängig davon, ob es sich um sicherheitsrelevante Prüfungen, technische Freigaben oder organisatorische Zustimmungen handelt.

Durch diese verpflichtende Struktur wird nicht nur verhindert, dass einzelne Punkte übersehen oder zu früh freigegeben werden, sondern auch die Sicherheit erhöht: Prozesse laufen nur weiter, wenn alle vorgegebenen Kriterien tatsächlich erfüllt wurden. mularis wird damit zu einem verlässlichen Kontrollmechanismus – und hilft Unternehmen, ihre Prozesse auch bei wachsender Komplexität und unter hohem Zeitdruck normgerecht und belastbar zu steuern.

Wie dokumentiert mularis: Freigabeschein die Einhaltung der Vorschriften transparent und nachvollziehbar?

Jeder Bearbeitungsschritt innerhalb von mularis: Freigabeschein wird automatisch dokumentiert – revisionssicher, nachvollziehbar und eindeutig zuordenbar. Das beginnt bei der Ersterfassung: Jede Aktion, jede Unterschrift, jede Änderung wird versioniert und mit Zeitstempel sowie dem jeweils verantwortlichen Benutzer gespeichert. Die erste Version eines Freigabedokuments bleibt als eigenständiger Eintrag bestehen, um den ursprünglichen Zustand jederzeit wiederherstellen oder einsehen zu können.

Alle darauf folgenden Anpassungen – seien es inhaltliche Änderungen, Kommentare oder Korrekturen – werden in einem detaillierten Audit-Trail festgehalten. Dieser zeigt exakt an, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Zusätzlich lässt sich flexibel konfigurieren, welche Änderungen überhaupt protokolliert werden sollen. Auch kann das System so eingestellt werden, dass bestimmte Eingriffe nur mit einem verpflichtenden Kommentar versehen werden dürfen – etwa bei nachträglichen Anpassungen in bereits freigegebenen Formularen.

So erhalten Unternehmen eine lückenlose, digital nachvollziehbare Freigabehistorie. Im Falle eines Audits oder einer internen Prüfung kann damit jederzeit klar und eindeutig belegt werden, wer was wann veranlasst, geprüft oder freigegeben hat – ganz ohne Rückfragen, Suchaufwand oder manuelle Dokumentationspflichten.

Welche Rolle spielt eure Lösung in Audits und externen Prüfungen?

Mit mularis: Freigabeschein schaffen wir die Grundlage für eine effiziente und lückenlose Vorbereitung auf Zertifizierungen und externe Prüfungen. Die digitale Nachvollziehbarkeit aller Freigabeprozesse erleichtert es unseren Kunden, die benötigte Dokumentation im Auditfall strukturiert und schnell bereitzustellen. So wird die Einbindung von mularis: Freigabeschein zu einem wertvollen Baustein für ein souveränes und transparentes Auditmanagement – ganz im Sinne einer erfolgreichen Zertifizierung.

Welche Faktoren waren euch bei der Entwicklung besonders wichtig, um die Akzeptanz und Nutzerfreundlichkeit der Software zu gewährleisten?

Ein zentrales Ziel bei der Entwicklung von mularis: Freigabeschein war es, die Lösung so benutzerfreundlich zu gestalten, dass Anwender ohne lange Einarbeitung direkt produktiv arbeiten können. Denn in der Praxis zählt jede Minute – und niemand möchte zusätzliche Komplexität in ohnehin dichte Arbeitsabläufe integrieren. Um dieses Ziel zu erreichen, haben wir bereits in der frühen Projektphase gezielt Pilotanwender aus unterschiedlichen Einsatzbereichen eingebunden. Ihr direktes Feedback floss kontinuierlich in die Entwicklung ein – nicht als nachträgliches Nice-to-have, sondern als verbindliche Anforderung.

Gleichzeitig haben wir großen Wert auf intuitive Navigation und selbsterklärende Benutzerführung gelegt: Arbeitsanweisungen, Pflichtschritte und Hinweise sind direkt im Formular integriert. Die Oberfläche bleibt dabei bewusst reduziert, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – unabhängig davon, ob mularis stationär am Terminal, mobil per Tablet oder standortübergreifend genutzt wird. Für viele unserer Anwender – vom Sicherheitsbeauftragten bis zum Anlagenverantwortlichen – ist genau diese Klarheit der entscheidende Faktor, um die digitale Lösung nicht nur zu akzeptieren, sondern aktiv in den Alltag zu integrieren.

Welche technologischen Trends beeinflussen aktuell eure Entwicklungsarbeit?

Aktuell beschäftigen uns vor allem drei Trends:

1. Zum einen steht die Entwicklung offener Schnittstellen im Fokus, damit mularis: Freigabeschein nahtlos mit anderen Systemen im Unternehmen – etwa ERP- oder Dokumentenmanagementsystemen – zusammenarbeiten kann.
2. Zweitens arbeiten wir verstärkt an der Automatisierung, etwa durch die automatisierte Anlage von Arbeitsfreigaben, die Mitarbeiter dann gezielt weiterverarbeiten können.
3. Drittens legen wir Wert darauf, unsere Plattform so flexibel auszubauen, dass Freigabeprozesse branchenübergreifend und individuell abgebildet werden können – vom Anlagenbau bis zur Energiewirtschaft.

Wie plant ihr, mularis: Freigabeschein in den nächsten Jahren weiterzuentwickeln? Welche Rolle könnten KI oder Cloud-basierte Lösungen dabei spielen?

Unsere Cloud-basierte Lösung ist bereits verfügbar und ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff sowie eine einfache Skalierbarkeit für Unternehmen jeder Größe. Die Entwicklungen im Bereich Künstliche Intelligenz beobachten wir aufmerksam und sind überzeugt, dass KI-gestützte Technologien mittel- bis langfristig einen erheblichen Mehrwert bieten werden.

Was empfiehlst du Unternehmen, um künftig in Bezug auf sichere und effiziente Freigabeprozesse wettbewerbsfähig zu bleiben?

Die Offenheit für digitale Innovationen und der konsequente Umstieg auf nachvollziehbare, auditkonforme digitale Prozesse sind aus meiner Sicht unerlässlich. Unternehmen sollten regelmäßig ihre Workflows überprüfen, Potenziale zur Effizienzsteigerung identifizieren und frühzeitig in Lösungen investieren, die sowohl Sicherheit als auch Flexibilität bieten.