Digitale Freigabescheine in der Produktion: So funktioniert die Ablösung papierbasierter Prozesse
In Chemiebetrieben, Raffinerien und Pharmafabriken hängt die Sicherheit von Freigabescheinen ab. Das Problem ist nicht die Idee dahinter – sondern das Papier, das sie trägt.
Bevor ein Wartungstechniker in einer Chemieanlage an einer Rohrleitung arbeitet, braucht er einen Erlaubnisschein. Bevor eine Reinigungscrew einen Tank betritt, muss ein Freigabeschein vorliegen. Bevor ein Fremdfirmen-Monteur Schweißarbeiten beginnt, braucht er eine geprüfte, unterzeichnete Genehmigung – mit Angaben zu Schutzgasen, Löschmitteln und dem Zustand der Anlage.
Diese Genehmigungsprozesse – im Industrieumfeld als Erlaubnisscheine oder Freigabescheine bekannt – sind gesetzlich vorgeschrieben, sicherheitskritisch und unverzichtbar. Ihr Ablauf sieht in den meisten Betrieben aber noch genauso aus wie vor dreißig Jahren: Formular ausdrucken, handschriftlich ausfüllen, physisch unterschreiben, im Büro ablegen, nach der Arbeit wieder einsammeln.
Was dabei auf der Strecke bleibt: Geschwindigkeit, Rückverfolgbarkeit und Rechtssicherheit. Dieser Artikel erklärt, wie die Digitalisierung dieses Prozesses in der Praxis funktioniert – und welche Anforderungen dabei zwingend erfüllt sein müssen.
Was ist ein Freigabeschein – und wofür braucht man ihn?
Ein Freigabeschein (auch: Arbeitserlaubnisschein, Permit to Work) ist ein formales Dokument, das bescheinigt, dass eine bestimmte Arbeitsaufgabe an einem definierten Ort unter definierten Bedingungen durchgeführt werden darf. Er legt fest, wer die Arbeit ausführt, welche Schutzmaßnahmen getroffen wurden, wer die Verantwortung trägt – und für welchen Zeitraum die Erlaubnis gilt.
In der Prozessindustrie betrifft das vor allem Arbeiten in explosionsgefährdeten Bereichen (ATEX-Zonen), Heißarbeiten wie Schweißen und Brennschneiden, Arbeiten in engen Räumen (Behältern, Tanks, Schächten), Tätigkeiten an unter Druck stehenden Anlagen sowie Fremdfirmeneinsätze innerhalb des Betriebsgeländes.
Warum Papier in der Praxis immer öfter versagt
Das papierbasierte Erlaubnisscheinverfahren hat strukturelle Schwachstellen, die im Betrieb täglich sichtbar werden – auch wenn jeder Einzelschritt korrekt durchgeführt wird.
| Problem | Auswirkung im Betrieb | Risikostufe |
|---|---|---|
| Unleserliche Handschrift, fehlende Felder | Freigabe formal ungültig, Nacharbeitsaufwand, Zeitverlust | Hoch |
| Physische Unterschrift nicht verfügbar (Urlaubsvertretung, Nachtschicht) | Arbeit verzögert oder ohne korrekte Genehmigung gestartet | Hoch |
| Papierdokument geht verloren oder wird beschädigt | Fehlende Dokumentation bei Behördenprüfungen, GxP-Abweichung | Hoch |
| Kein Überblick über aktive Freigaben im Betrieb | Doppelfreigaben, übersehene Parallelarbeiten, Kollisionen | Hoch |
| Ablage im Büro, Techniker auf dem Feld | Techniker kennt Bedingungen der Freigabe nicht vollständig | Mittel |
| Nachträgliche Änderungen nicht nachvollziehbar | Kein Audit Trail, keine Versionshistorie, keine Beweissicherung | Hoch |
Der entscheidende Punkt ist nicht, dass Papier per se unsicher ist. Das Problem ist, dass Papier keine Validierung ermöglicht – ein Schein kann ausgefüllt werden, ohne dass geprüft wird, ob alle Voraussetzungen tatsächlich erfüllt sind.
Wie der digitale Freigabeprozess funktioniert – Schritt für Schritt
Das folgende Prozessmodell zeigt, wie ein vollständig digitalisierter Erlaubnisschein-Workflow aufgebaut ist. Jeder Schritt enthält einen direkten Vergleich mit dem papierbasierten Pendant.
Antragsstellung
Der Ausführende erstellt den Erlaubnisschein digital – auf Tablet, Laptop oder Smartphone. Das System erzwingt vollständige Pflichtfelder. Der Antragstyp (Heißarbeit, Kaltarbeit, enge Räume) steuert automatisch, welche Zusatzfelder erscheinen.
Papierbasiert
Formular ausdrucken, handschriftlich ausfüllen, physisch zum Verantwortlichen tragen. Bei Fehler: neues Formular.
Digital mit mularis Freigabeschein
Mobiles Formular mit Pflichtfeldvalidierung. Standort, Datum, Uhrzeit automatisch gesetzt. Keine unleserlichen Angaben möglich.
Sicherheitsprüfung
Das System prüft automatisch, ob konflikthafte Freigaben existieren – Parallelarbeiten in derselben Zone oder überlappende ATEX-Bereiche. Der Sicherheitsbeauftragte erhält eine strukturierte Checkliste mit allen normenkonformen Prüfpunkten. Jede Prüfung wird mit Zeitstempel und Nutzer-ID protokolliert.
Papierbasiert
Manuelle Prüfung ohne systemseitigen Abgleich mit anderen aktiven Scheinen. Kollisionen werden oft erst auf dem Feld entdeckt.
Digital mit mularis Freigabeschein
Automatischer Abgleich aller aktiven Freigaben nach Ort und Zeit. Konflikte werden vor der Genehmigung sichtbar – nicht danach.
Digitale Freigabe
Der Verantwortliche genehmigt per digitaler Signatur – konform mit der eIDAS-Verordnung. In regulierten Branchen erfüllt dies die Anforderungen von FDA 21 CFR Part 11 und GAMP 5. Die Freigabe kann von überall erfolgen – ohne physische Anwesenheit.
Papierbasiert
Handunterschrift erforderlich. Bei Urlaubsvertretung oder Nachtschicht: Verzögerungen oder Übergehen der Signaturpflicht.
Digital mit mularis Freigabeschein
Digitale Signatur von jedem Endgerät. Vertretungsregelungen hinterlegt. Automatische Benachrichtigung der nächsten Genehmigungsebene.
Ausführung & Live-Überwachung
Der Techniker sieht den freigegebenen Schein auf seinem Gerät – inklusive aller Auflagen, Schutzmaßnahmen und der genauen Gültigkeitsdauer. Der Betriebsverantwortliche sieht in Echtzeit, welche Arbeiten wo aktiv sind. Nähert sich der Ablaufzeitpunkt, erhalten beide Seiten automatisch eine Benachrichtigung.
Papierbasiert
Schein liegt im Büro oder in der Tasche des Technikers. Betriebsleitung hat keinen Echtzeit-Überblick über aktive Arbeiten.
Digital mit mularis Freigabeschein
Live-Dashboard aller aktiven Scheine. Automatische Ablauferinnerungen. Keine unkontrollierten Verlängerungen.
Arbeitsabschluss & Rückmeldung
Nach Abschluss bestätigt der Techniker digital, dass der Arbeitsbereich sicher übergeben wurde. Abweichungen und Beobachtungen werden direkt dokumentiert – mit Foto-Anhang wenn nötig. Erst nach dieser Rückmeldung gilt der Schein als vollständig abgeschlossen.
Papierbasiert
Schein wird physisch zurückgegeben – oder bleibt vergessen. Mündliche Rückmeldung, die nicht dokumentiert ist.
Digital mit mularis Freigabeschein
Rückmeldung digital, mit Zeitstempel und Benutzerkennung. Offene Scheine bleiben im System sichtbar – bis zur expliziten Abschlussbestätigung.
Lückenlose Archivierung & Audit Trail
Jede Aktion am Freigabeschein – Antrag, Prüfung, Signatur, Änderung, Abschluss – wird unveränderlich protokolliert. Bei Behördenprüfungen, internen Audits oder im Schadensfall steht die vollständige Dokumentation sofort zur Verfügung – ohne Suche in Aktenordnern.
Papierbasiert
Schein im Ordner abgelegt. Suche nach alten Scheinen zeitaufwendig. Nachträgliche Änderungen nicht erkennbar.
Digital mit mularis Freigabeschein
Volltext-durchsuchbares Archiv. Jede Änderung versioniert. GxP-konforme Langzeitarchivierung. Export auf Knopfdruck.
Compliance-Anforderungen: Was das System leisten muss
Ein digitaler Freigabeprozess ist nur dann rechtskonform, wenn die Softwarelösung die relevanten Normen technisch abbildet. Diese Anforderungen sind je nach Branche unterschiedlich – aber grundsätzlich streng.
ATEX (2014/34/EU)
Freigabescheine für explosionsgefährdete Bereiche müssen Zoneneinstufung, Zündschutzmaßnahmen und Arbeitsverbote abbilden. Das System muss zonenspezifische Vorlagen erzwingen.
GxP / FDA 21 CFR Part 11
In der Pharmaindustrie müssen elektronische Aufzeichnungen über Audit Trails, Zugriffskontrollen und qualifizierte Signaturen verfügen. mularis erfüllt dies durch das eingebettete Audit-Trail-Modul.
BetrSichV / DGUV
Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt dokumentierte Freigabeverfahren für gefährliche Tätigkeiten. Die Nachweispflicht gegenüber BG und Behörden wird durch das digitale Archiv erfüllt.
SIL (IEC 61511)
Arbeiten an sicherheitsinstrumentierten Systemen erfordern besondere Freigabeprozesse. Das System kann SIL-Level hinterlegen und die Freigabe an eine SIL-qualifizierte Genehmigungsebene koppeln.
ISO 45001
Das Managementsystem für Arbeitssicherheit fordert eine dokumentierte Risikobeurteilung vor gefährlichen Tätigkeiten. Der digitale Schein bildet diesen Prozess strukturiert ab.
eIDAS (EU 910/2014)
Elektronische Signaturen in Erlaubnisscheinen müssen mindestens als fortgeschrittene elektronische Signatur ausgeführt sein. Für regulierte Branchen ist die qualifizierte elektronische Signatur empfohlen.
mularis Freigabeschein: Der Baustein für digitale Erlaubnisscheine
mularis ist eine modulare Prozessplattform der cts Group. Der Baustein Freigabeschein(electronic Permit to Work) bildet den Kern des digitalen Freigabemanagements. Er lässt sich mit weiteren mularis-Modulen kombinieren, die in der Prozessindustrie häufig zusammen benötigt werden.
Digitale Freigabescheine
Konfigurierbare Scheintypen für Heiß-, Kalt-, Befahrarbeiten und Sonderfreigaben. Digitale Signaturen, Pflichtfeldvalidierung, Konflikterkennung, automatische Ablaufüberwachung und vollständiger Audit Trail.
Digitales Schichtbuch
Schichtübergaben und Störungsmeldungen können direkt mit den Freigabescheinen verknüpft werden. Jeder Schichtleiter sieht den vollständigen Kontext der laufenden Freigaben.
Schulungen & Qualifikationsmanagement
Das System ist in der Lage vor der Freigabe zu prüfen, ob der ausführende Techniker die erforderlichen Qualifikationen besitzt. ATEX-Schulungen und SIL-Zertifizierungen können so automatisch abgeglichen werden.
SAP / MES – Systemanbindung
Es gibt die Möglichkeit, mularis in bestehende ERP- und MES-Systeme zu integrieren. Wartungsaufträge aus SAP PM könnten so einen Freigabescheinantrag auslösen – ohne manuelle Übertragung.
Einführung in der Praxis: Was erfahrungsgemäß funktioniert
Akzeptanz auf dem Feld: Techniker, die seit zwanzig Jahren mit Papier arbeiten, müssen überzeugt werden – nicht angewiesen. Das gelingt am besten, wenn das digitale System den Arbeitsalltag tatsächlich einfacher macht: keine Suche nach Formularen, alle Informationen auf dem eigenen Gerät.
Geräteverfügbarkeit in ATEX-Zonen: In explosionsgefährdeten Bereichen dürfen nicht alle Endgeräte eingesetzt werden. mularis unterstützt ATEX-zertifizierte Tablets und Smartphones der Zonen 1 und 2. Alternativ kann die Eingabe vor dem Betreten der Zone abgeschlossen werden.
Was Unternehmen konkret erreichen
Genehmigungszeiten sinken, weil keine physischen Wege mehr notwendig sind. Compliance-Risiken sinken, weil das System keine unvollständigen Scheine durchlässt. Audits werden kürzer, weil die Dokumentation vollständig, durchsuchbar und jederzeit verfügbar ist. Und Unfälle durch übersehene Parallelarbeiten werden durch den systemseitigen Abgleich aktiver Freigaben strukturell verhindert.
Für Betriebe unter GxP-Anforderungen oder regelmäßigen Behördenprüfungen ist der Wechsel auf ein validiertes digitales System außerdem eine direkte Risikominimierung: Nicht mehr die Qualität handschriftlicher Dokumentation entscheidet bei einem Inspektorenbesuch – sondern ein System, das Vollständigkeit strukturell erzwingt.
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